Navigatie
U bent hier : Praktisch  >  Subsidies  >  Richtlijnen afrekeningsdossier

Richtlijnen afrekeningsdossier

Om een vlotte verwerking van uw subsidiedossier te kunnen garanderen, is het belangrijk om gebruik te maken van de aangeboden sjablonen.

Het volledige afrekeningsdossier dient doorgestuurd te worden naar gelijkekansen@vlaanderen.be.

Verplichte documenten bij een eindafrekening:

1. Staat van inkomsten en uitgaven.

Dit document geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven die het project met zich mee bracht en dient dus enkel meegestuurd te worden bij de eindafrekening. Andere verkregen subsidies en eigen inbreng van de organisatie in dit project worden opgenomen langs inkomstenzijde.

 Indien de bewezen kosten lager liggen dan de toegekende subsidie zal er minder subsidie uitgekeerd worden of een deel van het voorschot teruggevorderd worden.

Kenmerken van een correcte staat van inkomsten en uitgaven:

  • Langs de inkomstenzijde staan alle inkomsten die betrekkingen hebben op het project
  • De categorieën langs uitgavenzijde zijn gelijk aan deze op het gedetailleerd overzicht van  de bewijsstukken.
  • Probeer zoveel mogelijk de structuur van de ingediende begroting bij de aanvraag van het project te volgen.

Sjabloon staat van inkomsten en uitgaven (excel)


2. Werkingsverslag.

Op basis van het verslag wordt beslist of er kan worden overgegaan tot de uitbetaling van het saldo.

Het document bevat 5 punten die zeker aan bod moeten komen:

  • Doelstelling(en) en doelpubliek van het project
  • verloop van de uitvoering van het project
  • Resultaten van het project
  • Evaluatie van het project (relevantie voor het GK-beleid)
  • Indien het project uitmondt in een publicatie of een ander tastbaar product, stuur dan een (elektronisch) exemplaar daarvan mee. 

Sjabloon werkingsverslag (word)
 

Indien nodig kan er afgeweken worden van dit model, zolang de 5 hierboven vermelde punten duidelijk terug te vinden zijn.


3. Bewijsstukken en overzichtslijst.

Alle gemaakte kosten eigen aan het project dienen bewezen te worden, niet enkel de uitgaven ter hoogte van de toegekende subsidie.

Er dient een gedetailleerd overzicht per kostencategorie van alle bewijsstukken gemaakt te worden. De bewijsstukken worden genummerd en de kostencategorie zijn dezelfde als in de staat van inkomsten en uitgaven. De bewijsstukken dienen niet mee opgestuurd te worden maar kunnen worden opgevraagd bij de controle.

Voor personeelskosten dienen bij controle de uittreksels uit de loonstaten en de RSZ-bijdragen voorgelegd te worden.

Indien er geen bewijsstukken kunnen voorgelegd worden, dan zullen deze kosten ook niet aanvaard worden. Dit betekent dat zogenaamde overheadkosten, een vastgelegd percentage van de werkingskosten van de organisatie, niet in aanmerking komen.

Wat eventueel wel mogelijk is, is werken met een verdeelsleutel die dan percentagegewijs toegepast wordt op  algemene facturen van de organisatie, in zoverre deze kosten samenhangen met het project. Ook deze facturen dienen bij controle voorgelegd te kunnen worden!

Lijst van bewijsstukken:

Dit excel-bestand bestaat uit 2 pagina’s. In de eerste 2 kolommen worden de rubrieken en de bedragen zoals opgenomen in het aanvraagdossier, opgenomen.

Op pagina 1 komen de werkingskosten. In de kolommen worden volgende gegevens ingevuld:

  • volgnummer bewijsstuk : dit nummer wordt aangeduid op de bewijsstukken (facturen, kastickets,….);
  • leverancier;
  • voorwerp / omschrijving van de uitgave;
  • factuurbedrag: indien niet het volledige factuurbedrag op het project wordt aangerekend, dient enkel het relevante bedrag vermeld met de toegepaste verdeelsleutel.

Op pagina 2 komen de personeelskosten. Hier worden de namen van de ingezette personeelsleden vermeld, de gegevens i.v.m. de betrokken maand, de totale loonkost en de loonkost aangerekend voor het project, met toegepaste verdeelsleutel.

Een samenvattend overzicht van de totale uitgaven (werkingskosten en personeelskosten) wordt weergegeven onderaan pagina 1.

Van zowel de lijst als de bewijsstukken dienen ons 2 exemplaren opgestuurd te worden.

Sjabloon lijst van bewijsstukken (excel)
 


Ga terug naar Subsidies




Lees meer :

NIEUWS

Projectsubsidie uitbouw lokaal e-inclusiebeleid

Het digitale zit vandaag vervat in ieder aspect van ons leven. Als je digitaal niet mee bent, ben je uitgesloten in van tal van aspecten van het...
(lees meer)

Vlaamse overheid lanceert toegankelijkheidswijzer musea

Toegankelijkheidswijzer brengt toegankelijkheid musea in beeld

Vlaams Minister van Samenleven Bart...
(lees meer)

Rapport evaluatie Gelijkekansendecreet

Resulaten van een onderzoek van DEMOS Public Law naar het Gelijkekansendecreet...
(lees meer)